От возможной утраты первичных документов, причинами которой выступают пожар, наводнение, кража и иные форс–мажорные обстоятельства, не застрахован ни индивидуальный предприниматель, ни юридическое лицо.

Поэтому закономерным явлением потери документов становится вопрос об их восстановлении, как это сделать правильно и нужно ли делать вообще?

Законодательство

Действующее законодательство РФ предусматривает обязательное документальное оформление актов бухгалтерского и налогового учета. А Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» указал на обязательное подтверждение первичными документами всех операций, которые отражаются на счетах учета, независимо от того, были такие документы разработаны законодательно или нет.

При наличии законодательной разработки и утверждения первичных документов, т.е. речь идет об унифицированной форме, предприниматели обязаны применять их в работе.

Если унифицированных документов для конкретной операции нет, то их следует разработать самостоятельно в произвольной форме. О необходимости документального подтверждения данных налогового учета говорит также и действующий Налоговый Кодекс РФ в подпунктах 3 -8, пункта 1 статьи 23 НК РФ, в соответствии с нормами которого налогоплательщики обязаны вести учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах. На налогоплательщиков законом возлагается обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов. Благодаря этому, налогоплательщику гарантируется начисление налогов в том размере, в котором они подлежат начислению на основании норм действующего налогового законодательства РФ.

Следует обратить внимание на статью 252 НК РФ, которая устанавливает обязанность по подтверждению всех налогооблагаемых расходов, оформленных в предусмотренном законодательством порядке. Резюмируя сказанное, стоит подчеркнуть, что отсутствие первичных документов для предпринимателей означает наличие прямого налогового риска, который связан как с нарушением методологии бухгалтерского и налогового учета, так и с применением штрафных санкций в размере от десяти до тридцати тысяч рублей. Применение штрафных санкций в размере 20 % от суммы недоимки и доначисления налогов по статье 122 НК РФ могут повлечь расходы, не подтвержденные документами и исключенные из состава налогооблагаемых расходов.

Основанием для отказа в использовании налогового вычета может стать и отсутствие документов, которыми следует подтверждать правомерность оприходования на учет товаров, работ или услуг. Наличие недоимок по НДС и налогу на прибыль может привести к начислению пени по статье 75 НК РФ, в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки платежа в бюджет. Даже если документы были утеряны не по вине налогоплательщика, а вследствие кражи или пожара, то все перечисленные выше обязательства по документальному подтверждению данных налогового и бухгалтерского учета остаются за налогоплательщиком, поскольку в действующем законодательстве РФ о налоговом и бухгалтерском учете, не содержится оговорок для форс-мажорных ситуаций.

Доначисление налогов

Отсутствие первичных документов не спасет налогоплательщиков от доначисления налогов, поскольку статья 31 НК РФ разрешает налоговым органам в подобных ситуациях использовать так называемый расчетный способ для их доначисления, на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике. Так же сотрудники налоговых органов могут использовать данные для расчета аналогичных налогоплательщиков в случаях, если налогоплательщик отказывается  допустить должностных лиц налогового органа к осмотру производственных, складских, торговых и иных помещений, а также территорий, используемых для извлечения дохода. Использовать данные об аналогичных налогоплательщиках налоговики могут и тогда, когда им не предоставляются в течение двух и более месяцев необходимые для расчета налогов документы, а также в связи с отсутствием учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.

Действующее налоговое законодательство РФ, разрешая использовать расчетный метод для доначисления налогов, не содержит единой методики расчета, как и набора критериев, которые надлежит использовать для выбора аналогичных налогоплательщиков. Поэтому у налоговых служб есть право осуществлять выбор критериев самостоятельно, например, учитывая при выборе аналогичного налогоплательщика, схожесть вида предпринимательской деятельности, величину получаемой выручки, количество сотрудников, а также стоимость имущества и другие показатели. Учитывая, что данные критерии не содержатся в налоговом законодательстве РФ, а выбираются сотрудниками ФНС самостоятельно, судебные органы одобряют выбор аналогичного налогоплательщика в соответствии с указанными критериями.

Как восстановить документы?

Если предприниматель столкнулся с форс-мажорной ситуацией, при которой произошла потеря документов, крайне важно принять все допустимые меры для обоснования потери и восстановления документов. Данный процесс можно разбить на следующие этапы:

• 1. 
  Назначить комиссию по установлению и фиксации причин пропажи;
• 2. 
  Провести подробную инвентаризацию и составить список пропавших документов;
• 3. 
  Уведомить ИФНС о потере документов;
• 4. 
  Предпринять меры по восстановлению, в числе которых следует по возможности восстановить документы самостоятельно; запросить дубликаты у контрагентов, в инспекциях и банках;
• 5. 
  Произвести пересчет налогов.

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты, однако в отдельных нормативных актах можно встретить такие указания: «В случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями, обязательно провести инвентаризацию….», «В случае пропажи или гибели первичных документов, руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель своим приказом должен назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов». Что же касается работы комиссии, то в некоторых случаях для участия в ней должны быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Работа комиссии оформляется актом, который утверждается руководителем организации, а сам факт происшествия должен быть удостоверен справкой из служб, например, если произошел пожар, то факт пожара подтверждается справкой из органов государственной противопожарной службы; если имела место чрезвычайная ситуация, например, наводнение, то ее может подтвердить МЧС. При похищении документов придется обратиться в полицию, а при аварии, связанной с коммунальными сетями, надлежит получить документ в коммунальной службе.

Перед тем как принять меры по восстановлению первичных документов, необходимо определить точный размер ущерба, при проведении инвентаризации поврежденных и утерянных ценностей, на основании методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Опись документов должна быть составлена максимально подробно и завизирована руководителем организации и главным бухгалтером.

Следующим этапом процесса по восстановлению документов является уведомление ФНС о потере. С одной стороны, закон не возлагает на плательщиков налогов подобного обязательства, с другой стороны, действия по извещению налоговой инспекции о потере документов в интересах самого предпринимателя, особенно если эти документы отражают период, не охваченный налоговой проверкой. Кроме того, уведомление налоговиков о потере первичных документов является гарантией предоставления необходимого для их восстановления времени и своеобразной отсрочкой для их представления в случае проведения встречной или камеральной проверок. Уведомление налоговых органов происходит посредством направления письма с приложением документов, подтверждающих факт утраты и описи утраченных документов.

Четвертый этап – восстановление первичных документов включает в себя несколько важных моментов. Это использование всех допустимых способов, начиная от самостоятельных действий, например распечатки информации, содержащейся в электронной базе, которая не пострадала в результате ЧП, и заканчивая обращением в государственные инспекции и к партнерам.

Используя документы из электронной базы, и отправляя их на подпись партнерам можно эффективно восстановить кассовые и кадровые документы, а также документы по учету основных средств и материалов, отгрузочные документы. Как правило, в электронном виде на всех предприятиях хранятся товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и оказанных услуг.

При повреждении электронной версии первичных документов следует запросить их дубликаты у внешних источников. Так, если утрачены банковские документы, то их можно заменить банковскими выписками о проведенных операциях по расчетному счету, которые сможет предоставить обслуживающая кредитная организация, равно как и копии платежных поручений. Таким образом, можно восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету; составить список партнеров, расчеты с которыми происходили в безналичном порядке. Рекомендуется отправить запросы во все банки, которые обслуживали организацию на момент утраты первичных документов.

Если первичные документы утратил индивидуальный предприниматель, то ему рекомендуется обратиться с запросом о предоставлении копий сданных отчетов и деклараций за прошедшие периоды в территориальную налоговую инспекцию.  Если были уничтожены или потеряны регистрационные документы, то ИП могут быть выданы их копии, на основании запроса, поданного в налоговый орган по месту регистрации.

Помимо государственных инспекций и учреждений, к внешним источникам, от которых можно получить часть утраченных первичных документов, относятся партнеры компании, которым рекомендуется также отправить запросы на предоставление дубликатов документов, например договоров, актов, счетов–фактур и накладных, описав сложившуюся чрезвычайную ситуацию. Однако нет никакой гарантии, что вы получите положительные ответы и в короткие сроки. В любом случае потребуется время.

Для того чтобы доказать намерения потерпевшего получить копии первичных документов от контрагентов и показать, что принимались все возможные меры по их восстановлению, необходимо, отправив запросы партнерам, сохранить их копии. Кроме того, если были договорные отношения с разовыми партнерами или с постоянными контрагентами, адреса которых не сохранились или были изменены, можно обратиться с запросом в Единый Государственный Реестр Юридических Лиц.

А как же налоги?

Пересчет налогов является завершающим этапом в процессе восстановления первичных документов, который проводится зачастую при отсутствии большей части документов. Поэтому налогооблагаемая база и данные учета не будут совпадать с данными первичных документов компании, а у налоговиков возникнет возможность для доначисления налогов и использования штрафных санкций и пени, избежать которых налогоплательщик сможет, если самостоятельно пересчитает и доплатит налоги, подав уточненные расчеты в ФНС.

Обобщая изложенную информацию, рекомендуется предпринять все необходимые меры для восстановления утраченных первичных документов, поскольку сложившаяся судебная практика не исключает их потерю по вине налогоплательщика. Поэтому бездействие налогоплательщика в такой ситуации может быть признано противоправным и приведшим к совершению налогового правонарушения по неосторожности, и наоборот, даже неудачные попытки восстановить документы, станут веским аргументом в случае возникновения претензий у налоговых служб.